Tangerang, radarbaru.com – Mahasiswa Program Studi S1 Teknik Informatika Universitas Pamulang berhasil merancang dan mengembangkan Sistem Informasi Disposisi Surat Berbasis Web untuk Monitoring Penerimaan Surat pada Sekretariat DPRD Kota Tangerang Selatan sebagai bagian dari kegiatan Kerja Praktik (KP). Sistem ini dikembangkan untuk mendukung proses administrasi persuratan agar lebih efektif, terstruktur, dan terdokumentasi secara digital.
Sekretariat DPRD Kota Tangerang Selatan merupakan instansi pemerintahan yang memiliki aktivitas administrasi surat-menyurat yang cukup tinggi, khususnya dalam pengelolaan surat masuk dan proses disposisi surat kepada komisi, fraksi, maupun bagian terkait. Dalam pelaksanaannya, proses distribusi dan monitoring surat masih menghadapi beberapa kendala, seperti sulitnya memantau status penerimaan dan pembacaan surat oleh penerima disposisi serta proses penyusunan laporan yang masih memerlukan pencatatan dan pengecekan data secara berulang.
Berdasarkan hasil observasi dan pelaksanaan kerja praktik di lingkungan Sekretariat DPRD Kota Tangerang Selatan, ditemukan bahwa proses administrasi persuratan memerlukan sistem yang mampu mengintegrasikan pengelolaan surat masuk, distribusi disposisi, serta monitoring status surat secara lebih cepat dan efisien. Oleh karena itu, mahasiswa Universitas Pamulang merancang dan membangun sebuah sistem berbasis web yang dapat membantu proses administrasi persuratan secara terkomputerisasi.
Sistem yang dikembangkan memiliki berbagai fitur utama yang dirancang sesuai dengan kebutuhan instansi, antara lain:
- Pengelolaan data surat masuk secara terpusat
- Pembuatan dan distribusi disposisi surat kepada penerima yang dituju
- Monitoring status penerimaan dan pembacaan surat disposisi
- Notifikasi surat baru kepada penerima disposisi
- Pengelolaan data histori disposisi surat
- Pencarian dan rekapitulasi data surat secara otomatis
- Pembuatan laporan rekap surat dalam format Microsoft Excel
Melalui sistem tersebut, seluruh proses administrasi surat dapat dikelola melalui satu platform berbasis web sehingga memudahkan proses pencarian data, pengawasan distribusi surat, serta penyusunan laporan administrasi secara lebih cepat dan akurat.
Dalam proses pengembangannya, sistem dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP sebagai backend, MySQL sebagai sistem manajemen basis data, serta XAMPP sebagai web server lokal dalam proses pengembangan dan pengujian aplikasi. Pemanfaatan teknologi tersebut bertujuan untuk menghasilkan sistem yang ringan, mudah digunakan, serta dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan instansi di masa mendatang.
Hasil implementasi menunjukkan bahwa sistem yang dirancang mampu membantu proses pengelolaan surat masuk dan disposisi surat secara lebih terintegrasi dibandingkan proses sebelumnya. Fitur monitoring status baca surat memberikan kemudahan bagi admin dalam mengetahui apakah surat disposisi telah diterima dan dibuka oleh penerima, sehingga proses tindak lanjut surat dapat dilakukan secara lebih efektif.
“Kegiatan Kerja Praktik ini memberikan pengalaman nyata dalam menerapkan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi instansi. Harapannya, sistem yang dikembangkan dapat memberikan manfaat dalam mendukung pengelolaan administrasi surat yang lebih efektif, efisien, dan terdokumentasi secara digital,” ungkap mahasiswa Program Studi S1 Teknik Informatika Universitas Pamulang yang melaksanakan kegiatan Kerja Praktik tersebut.
Melalui kegiatan Kerja Praktik ini, Program Studi S1 Teknik Informatika Universitas Pamulang terus mendorong mahasiswa untuk menghasilkan solusi teknologi yang mampu memberikan manfaat langsung bagi instansi pemerintah maupun dunia industri. Kegiatan ini menjadi bukti nyata kontribusi mahasiswa dalam mendukung transformasi digital di lingkungan pemerintahan melalui penerapan teknologi informasi yang inovatif, aplikatif, dan berorientasi pada kebutuhan pengguna.
