Radar Baru, Sragen – Arsip tradisional rentan dengan kerusakan fisik maka perangkat desa perlu mengoptimalkan arsip digital untuk pemeliharaan serta perlindungan dokumen sejarah di desa yang penting.
Selain itu, arsip digital diperlukan dalam rangka mewujudkan good governance, pelayanan publik menjadi bagian strategis dan penting, termasuk keterlibatan masyarakat di dalamnya.
Dalam menghadapi masifnya era digitalisasi, maka pemerintah desa juga harus mampu beradaptasi dengan perkembangan digital dalam melakukan digitalisasi penataan pada dokumen serta arsip administratifnya.
Penataan dokumen pemerintah Desa Jabung, Kabupaten Sragen dibantu mahasiswi KKN TIM II UNDIP, Rakhmatul Wakhidah mengubah arsip fisik menjadi format digital yang lebih efisien dan aman.
Program tersebut dilakukan sebagai upaya untuk aksesibilitas pelayanan bisa cepat, efisiensi penyimpanan, pengelolaan yang lebih mudah, engamanan data akan terjaga, penggunaan format file yang kompatibel dan tahan lama serta dilakukan backup secara teratur dan simpan salinan di lokasi yang berbeda untuk menghindari kehilangan data akibat bencana atau kegagalan teknis.
Pelaksanaan program monodisiplin ini dilakukan dengan berdiskusi bersama perangkat Desa Jabung untuk menemukan dokumen apa saja yang perlu untuk ditata.
Lalu, mencari dokumen-dokumen soft-file atau fisik yang masih tersedia untuk dikumpulkan.
Dokumen fisik yang telah terkumpul itu kemudian dirubah agar menjadi arsip digital menggunakan camscanner dan dibuatkan database untuk menyimpannya ke dalam google drive yang bisa diakses menggunakan akun yang sudah dibuat untuk pemerintah Desa Jabung agar perangkat desa bisa mengaksesnya serta menjadi admin untuk mengelola dokumen-dokumen digital tersebut.
Selain sosialisasi, Rakhmatul juga menyerahkan modul berisikan tentang pentingnya arsip dan langkah-langkah untuk mendigitalkan arsip fisik di Desa Jabung untuk bisa dipelajari kembali oleh pemerintah desa.
Dengan dibuatnya Database Arsip Desa Digital ini diharapkan pemerintah Desa Jabung bisa lebih mudah untuk mencari dokumen-dokumen, dan bisa meningkatkan aksesibilitas, efisiensi, serta keamanan dalam pengelolaan dokumen-dokumen penting yang berdampak pada kualitas pelayanan kepada masyarakat.
Penulis : Rakhmatul Wakhidah
DPL : Jazimatul Husna Arba’i, SIP., M.IP.
Preview : Jazimatul Husna Arba’i, SIP., M.IP.
Lokasi : Desa Jabung, Kecamatan Plupuh, Kabupaten Sragen
